電話には出ない！

今回のテーマは、「電話には出ない！」です。

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鍼灸師として成功したい方、食えない鍼灸師を卒業したい方、鍼灸院の売上改善をしたい方必読です！

電話の問題点は盛りだくさん

仕事やプライベートにおいて、電話は非常に重要なコミュニケーションの手段ですが、同時に時間を奪う要因とも言えます。

効率的に仕事を進めるためには、電話に出る必要が本当にあるのか、そして電話に出なくても大丈夫な状況を整える方法について考えてみたいと思います。

電話の問題点としては、以下が挙げられます。

①仕事の中断

電話がかかってくると、仕事の途中で作業を中断しなくてはなりません。電話に出ている時間だけの問題ではなく、途切れた集中を元に戻すためのタイムラグも無駄にかかってしまいます。 また、患者さんの施術中に電話がなると、患者さんにも迷惑をかけてしまうことになります。

②時間の浪費

電話の対応にかかる時間は思っているより長くなることがあります。本題に入る前に状況の説明をしたり、本題の後も挨拶をしたりする時間は生まれてしまいますよね。これが続くと仕事の効率が大幅に低下してしまいます。

③仕事とプライベートの境界が曖昧になる

電話に対応することで、仕事とプライベートの境界が曖昧になり、休息が難しくなることがあります。 仕事を終えた後は、リラックスをしたり、勉強の時間を確保することが必要ですが、電話の対応を絶えず求められるとその時間を持つことが難しくなります。

もちろん電話に出るということにメリットはあると思いますが、比較するとデメリットの方が多いのではないかと感じてしまいますね。

有名な経営者でも多くの人が、「電話には出ない」と公言しています。

電話に出ないための環境整備

とはいえ、かかってくる電話をそのまま無視してしまっては、仕事を逃してしまったり、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。

そうならないように環境整備はあらかじめしておきましょう。

①電話対応の時間帯を設定する

全ての電話に出ないというわけでないのであれば、１日の中で電話に出る時間帯を明確に設定しましょう。 例えば、午前中などのみ電話対応可などと決めることで、仕事の進行がスムーズになります。 また、午後にかけてきた方に関しては、対応メッセージで午前のみの対応ということを伝えるようにします。

②電話代行サービスを利用する

電話代行システムを導入することで、電話の受付を効率化できます。 代行サービスのオペレーターがかかってきた電話の要件を要約してchatworkなどのメッセージ上でリアルタイムに報告してくれます。 それに対して必要な内容かを取捨選択し、必要なものにだけこちらのタイミングで返信をすれば良くなります。

③プロフェッショナリズムを伝えておく

患者さんには、 “プロとして施術を行う際には電話は出ないようにしている”などというように事前に説明しておけば、電話に出ないことへの理解が広がるばかりか、逆に信用が増える場合もあります。

“電話に出ないから信用を失ってしまう”ではなく、なぜ電話に出ないか、電話に出ないほうがお互いにどのようなメリットがあるかということを事前に周知させ、患者さんとの信頼関係を築いていってくださいね。

（＊ただし、地方の場合は電話に出ないが通用しない場合もありますので、その場合は柔軟に対応お願いします。）